Las empresas y organizaciones públicas manejan una gran cantidad de documentación en formato papel y estas tienen la responsabilidad legal de proteger adecuadamente la información que contienen los documentos según las leyes de Protección de Datos. Por esta razón, es crucial para estas entidades gestionar adecuadamente la destrucción de documentos que ya no son necesarios. Como expertos en ofrecer un servicio especializado en destrucción de documentación confidencial, en Grupo de Blas queremos detallarle los motivos por los que esta gestión es imprescindible y analizaremos qué normativa la regula.
Los puntos clave de la destrucción de documentos
Muchas empresas tienen desconocimiento sobre qué hacer con los documentos que generan, sobre todo, aquellos que contienen información confidencial, como, por ejemplo, los contratos, presupuestos, currículums, nóminas o listas de clientes, entre otros. Esta falta de conocimiento se ve reflejada en que no disponen de medidas de seguridad ni medios para hacer una destrucción segura de estos documentos.
¿Por qué motivos es esencial destruir esta documentación correctamente?
Si usted es propietario de una empresa y genera documentación en formato papel, debe tener en cuenta que si esta contiene información personal, tiene que destruirse de manera correcta en lugares especificados y certificados para este fin, como Grupo de Blas. Los principales motivos por los que debes gestionar correctamente esta destrucción son los siguientes:
- Cumplimiento de la ley: El Reglamento General de Protección de Datos obliga a demostrar a todas las entidades, tanto públicas como privadas, y a las empresas que tengan manejo de datos personales que estos los han conseguido de forma legítima y si no lo pueden hacer deben destruir la documentación.
- Preservación del medioambiente: El papel es un material que acaba contaminando nuestro ecosistema y si no se hace correctamente la destrucción de los documentos, estará contribuyendo a esta contaminación e impacto negativo sobre el medioambiente. Además, gracias a la digitalización, se conseguirá reducir la cantidad de papel generada.
¿Qué normativa la regula?
En Grupo de Blas creemos esencial que conozca qué normativas actualmente están en vigor en lo que se refiere a la destrucción de documentos, para que tenga toda la información posible sobre esta gestión imprescindible a realizar. En concreto, esta destrucción está regulada por:
- Norma DIN 66399: Esta normativa establece el grado de confidencialidad e irrecuperabilidad de la documentación y tiene tres objetivos: proteger, proporcionar seguridad y dar soporte informativo.
- Norma ISO 27001: La normativa ISO 27001 es una norma internacional con la que se garantiza la gestión de manera segura de los documentos de una empresa. Gracias a ella, se aplican soluciones para evitar que la documentación confidencial caiga en manos de terceros.
- Norma UNE 15713: Establece un código de buenas prácticas con el objetivo de que la destrucción de la documentación se efectúe de manera correcta, haciendo hincapié en las formas que se utilizarán para hacer esta gestión.
Confíe centros especializados como Grupo de Blas para todas sus gestiones
La destrucción de los documentos confidenciales es fundamental para garantizar la seguridad de la información que estos contienen y para reducir su impacto sobre el medioambiente. Por ello, es crucial que cuente con Grupo de Blas y nuestro servicio especializado, para seguir con la normativa y, así, hacerle entrega del certificado de destrucción exigido por la Ley de Protección de Datos.